Les 3 Phases du Cycle des Alertes Neige
Les alertes neige de FolloSOFT sont conçues pour optimiser vos opérations de déneigement en informant les occupants de l’arrivée imminente des opérateurs. Elles permettent d’éviter les obstacles susceptibles de ralentir ou d’empêcher l’exécution des travaux, comme des véhicules stationnés ou des objets encombrants sur le site. Bien utilisées, ces alertes peuvent économiser jusqu’à 1 heure par tracteur par tempête, améliorant ainsi l’efficacité de vos opérations et réduisant les coûts associés.
Voici les 3 phases du Cycle des Alertes Neige :
- Mise en place : Configuration initiale des alertes au niveau de la compagnie et validation par l’occupant.
- Gestion des alertes : Envoi des alertes durant les opérations de déneigement.
- Validation post-envoi : Vérification des alertes envoyées pour assurer un suivi précis.
Ces alertes contribuent à améliorer la fluidité des opérations et la satisfaction de vos clients tout en augmentant l’efficacité de vos équipes sur le terrain.
Voici quelques articles pertinents pour vous éclairer sur le sujet :
| Menu | Description | Article |
| Gestion > compagnie > onglet Messages | Configuration et personnalisation des messages d'alerte et autres envois à vos clients. | [Consulter l'article] |
| Contrat > Onglet Occupant | Gestion des coordonnés pour les alertes de vos clients. | [Consultez l'article] |
| Contrat > Onglet Logs | Journal des alertes envoyées et des passages effectués chez l'occupant. | [Consultez l'article] |
| Gestion des alertes > Opération > Carte | Carte des opérations pour envoyer les alertes en ciblant des routes spécifique. | [Consulter l'article] |
| Outil_inspection | Historique détaillée des alertes envoyé par route pour chaque occupant. | [Consulter l'article] |
| Sur la tablette | Envoyer les alertes depuis Follotrac sur la tablette. | [Consultez l'article] |
Phase 1 - Mise en place : Déneigeur et occupant
Pour que les alertes soient fonctionnelles, deux étapes sont nécessaires : la configuration par le déneigeur et la validation par le client.
1.1 Configuration côté compagnie
Activation des alertes - rendre l'envoie des alertes possibles
- Accédez à menu Gestion > Compagnie.
- Le bouton bascule "Alertes activées" doit être VERT (il l'est par défaut).
- Carré rouge : Les alertes sont désactivées pour tous vos clients.
Désactivez cette option à la fin de la saison pour éviter des frais inutiles.Personnalisation des messages d’alerte
- Toujours dans le menu Gestion > Compagnie.
- Via l’onglet 'Messages', en haut de la page, vous pouvez configurer les messages pour vos SMS (alerte et validation/consentement) ou prendre celui par défaut.
Assurez-vous que les SMS incluent la variable $address (adresse des travaux) et une option de désabonnement (Répondez Non pour vous désabonner/ Reply No to unsubscribe).
À noter que le coût des SMS est calculé automatiquement selon la longueur du message. Les caractères spéciaux augmentent la consommation. Tarif de base : 0,05 $/SMS. La facturation est effectuée chaque mois pour l'utilisation du mois précédent.
Exemple
- Au bas de la page, sélectionnez un message personnalisé préalablement configuré dans le menu Gestion > Modèles de messages pour tous les autres types de messages (courriel, paiement refusé, etc).
1.2 Configuration côté occupant
Inscription aux alertes
Via le contrat du client, accédez à l'onglet 'Occupants'. Les éléments suivants sont essentiels pour garantir l'envoi des alertes :
- Le contrat doit être actif, inclure au moins un service, être assigné à une route et inclus dans le tracé de la route.
- La méthode d'envoie doit être en vert
Deux méthodes permettent d'ajouter un numéro ou une adresse courriel : - Par l’occupant : Lors de l’acceptation du contrat en ligne.
- Par le déneigeur : Ajout manuel directement dans l'onglet
- Le bouton bascule "Alertes activées" doit être VERT (il l'est par défaut).
Pour que les clients reçoivent des alertes, celui-ci doit absolument être en vert (consentement).
Légende de couleurs pour le statut des coordonnés :
- Noir : Demande d’abonnement envoyée.
- Jaune : En attente de validation.
- Vert : Coordonnée validée et alertes activées.
- Rouge : Le client a refusé les alertes.
- Rouge bordeaux : Le client s’est désabonné.
Phase 2 - Gestion des alertes
Phase 3 - Validation post-envoi
Pour vérifier les alertes envoyées et résoudre les réclamations ou problèmes signalés par les clients, consultez cet outil pour bien comprendre le cheminement des alertes via une certaine route.
Comment utiliser le menu Inspection ?
- Accédez à Menu Outils > Inspection (Alertes).
- Recherchez les alertes par :
- Adresse courriel, numéro de téléphone (sans espace, parenthèses ou traits) ou numéro de contrat (ajoutez un # avant le numéro).
- Choisir la date où aurait été envoyée l’alerte (obligatoire).
- Adresse courriel, numéro de téléphone (sans espace, parenthèses ou traits) ou numéro de contrat (ajoutez un # avant le numéro).
Informations affichées
Détails des alertes :
- Date, heure, format (SMS, courriel, appel vocal) et destinataire.
- Nom de la route et paramètres de déclenchement (tampon, direction).
Statut des coordonnées :
- Vert : Coordonnées validées, alerte envoyée.
- Rouge : Coordonnées désactivées ou alertes refusées.
- Jaune : Inscription non confirmée.
Alertes reçues :
- Liste des alertes envoyées avec l’heure exacte d’envoi.
- Cliquez sur une alerte pour voir la visite associée.
Astuce pour résoudre les problèmes
- Si une alerte n’a pas été envoyée :
- Vérifiez le statut des coordonnées dans Onglet Occupants.
- Assurez-vous que le champ « Alertes activées » est en vert.
Il est à noter que pour raisons technologiques, les appels vocaux non confirmés (donc en jaune) recevront aussi les alertes, alors que pour les autres méthodes d’envoi, les contacts en jaune ne les recevront pas.