Contrat

Contrat

La section Contrats de FolloSOFT permet de gérer les contrats à toutes les étapes du processus, de l’identification du prospect à l’exécution du contrat.

 Le haut de la fenêtre dispose de plusieurs outils qui permettent de sélectionner et de naviguer dans la liste des contrats affichée dans la partie du bas de la page.

Rechercher un contrat spécifique :
L’engin de recherche (icône de loupe) permet de cibler un ou des contrats en spécifier leur adresse de travaux ou simplement leur nom de rue, leur numéro de contrat, le numéro de téléphone du client ou plusieurs autres caractéristiques du contrat.
L’engin de recherche peut aussi être combiné ou l’outil de sélection situé immédiatement en dessous. Cet outil offre la possibilité de filtrer les contrats selon un ou plusieurs critères. Par exemple, vous pourriez filtrer les contrats selon leur statut (actif, renouvellement ou autre) en sélectionnant une ou plusieurs plusieurs options au sein d’un même critère et en appuyant ensuite sur le bouton Filtrer. Ainsi, pour le critère Statut, en sélectionnant à la fois “Renouvellement” et “Soumission”, on obtiendrait une liste contenant l’ensemble des contrats qui se trouvent dans l’un ou l’autre de ces statuts.

      

On peut aussi combiner plusieurs critères afin d’affiner le résultat de la recherche. On pourrait ainsi n’obtenir que les contrats actifs, de type résidentiel qui se trouvent sur une route particulière. Dans la situation où plusieurs critères de sélection sont employés et que pour chacun vous sélectionnez plusieurs options, l’application va combiner vos choix de la façon suivante. Les choix à l’intérieur d’un même critère seront traités comme des OU alors que les choix dans les critères différents seront traités comme des ET. Ainsi, en cochant dans les critère Année “2020” et “2021” et dans Statut “Renouvellement” et “Soumission”, on obtiendra la liste des contrats qui sont valides pour les années “2020” OU “2021” ET qui sont dans le statut “Renouvellement” OU “Soumission”.

Notez que pour afficher l’ensemble de vos contrats pour une année, il suffit de n’indiquer aucune valeur dans l’engin de recherche ou dans l’outil de sélection. En cliquant sur “Effacer les filtres”, toutes vos sélections seront supprimées et tous les contrats de l’année administrative courante apparaîtront dans la liste.

Outil de Navigation :

On peut aussi utiliser l’outil de navigation pour se déplacer à l’intérieur de la liste des contrats affichés. Selon la taille de la liste, il se pourrait que seulement quelques-uns des contrats n’apparaissent à l’écran. Le nombre de contrats par écran est déterminé par la sélection dans la liste déroulante située à l'extrême droite de l’outil (actuellement 10 dans l’image ci-dessus). Prenez note qu’afficher un nombre élevé de contrats simultanément pour engendrer un ralentissement de l’application. Le nombre qui apparaît entre les flèches indique quant à lui la page qui est actuellement affichée (la première page dans le cas présent).
Les nombres inscrits sous les flèches montrent, eux, le nombre total de contrats qui correspondent aux critères sélectionnés ainsi que la valeur monétaire totale de ces contrats.

Prenez note qu'afficher un nombre élevé de contrats simultanément peut engendrer un ralentissement de l'application.

Détails du Contrat :

La liste des contrats permet de consulter un résumé des caractéristiques de ceux-ci. On y trouve d’abord une pastille colorée qui porte le statut du contrat. Immédiatement à sa droite, on retrouve le numéro du contrat.

Se succède sous la pastille du statut, une icône qui indique la saison du contrat et le logo de l’entreprise qui est impliquée au contrat. Deux icônes de saison sont possibles, soit l’icône d’un flocon de neige pour indiquer un contrat de déneigement ou alors une feuille pour indiquer un contrat de paysagement. Sous le numéro de contrat, se trouve le type de contrat (résidentiel, commercial …), l’adresse de réalisation des travaux, le numéro de référence du contrat ainsi que le nom du client. En dernier lieu se trouve la ou les pastilles colorées qui représentent les étiquettes ayant été associées au contrat.

Notez que le numéro du contrat est unique à un contrat et donc, que deux contrats ne peuvent partager le même numéro. Ainsi, si vous faites migrer un contrat d’une année à la suivante, le contrat pour la deuxième année aura un numéro différent même s’ils se rapportent à la même propriété. Le numéro de référence sera cependant le même pour les deux contrats. Ce numéro est composé d’un préfixe numérique qui représente l’année où le contrat est valide, suivi d’un nombre. Ainsi, les numéros de référence 20-123456 et 21-123456 se rapportent au même contrat mais l’un pour l’année 2020 et l’autre pour l’année 2021.

Actions sur le Contrat :

Les icônes à droite des informations du contrat offrent diverses actions :

  1. Première icône : Visualiser le contrat au format PDF. 
  2. Deuxième icône : Permet de cloner le contrat. Vous obtiendrez un contrat en tout point identique à l’exception de l’année de validité qui sera celle que vous aurez à spécifier dans la fenêtre de configuration du clonage.
  3. Troisième icône : Accéder à l'historique des prix pour différents types de service.

Il vous est aussi possible d’ajouter pour chacun des contrats affichés, l’information sur les services qui y sont inclus. Dans l’entête, faire passer le sélecteur intitulé Prix au vert pour consulter et même modifier, les services. Lorsque les services sont affichés, il est possible de consulter ou de modifier leurs caractéristiques (cliquez sur la disquette verte pour sauvegarder les changements) ou encore de les supprimer (cliquez sur la poubelle rouge).

Opérations sur le Contrat :

À partir du résumé d’un contrat, il est possible d’effectuer deux opérations : 
  1. Accédez aux détails du contrat en cliquant sur l'adresse du contrat pour ouvrir une nouvelle fenêtre qui contient l’ensemble des données sur le contrat. 
  2. Modifiez le statut du contrat en cliquant sur la pastille qui indique le statut du contrat. 

    Dans la fenêtre intitulée "Modifier statut", sélectionnez le nouveau statut via la liste déroulante “Nouveau statut” et cliquez ensuite sur le bouton Modifier au bas de la fenêtre pour sauvegarder l’information.


Créer une Soumission :

  1. Cliquez sur le bouton "Soumission" en haut de la fenêtre pour créer une nouvelle soumission.
  2. Consultez la section "Créer une Soumission pour un client" dans l'article Clients pour des instructions détaillées.

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