Clients
La section Clients vous permet de gérer les clients anciens, actuels et futurs de votre entreprise.
Via le menu de gauche > Clients
À votre arrivée sur la page, vous trouverez la liste de tous les clients inscrits dans l’application FolloSOFT. Pour chacun d’entre eux, vous aurez accès à son nom, son adresse de facturation, son numéro de client et ses coordonnées.
On retrouve aussi la liste des contrats et soumissions passés ou présents associés au client en cliquant sur l’icône Contrats. Comme ailleurs dans l’application. L’information sur chacun des contrats listés est la même que celle qu’on retrouve dans la section Contrats de l’application.
Pour terminer, la poubelle rouge associée à un client permet de supprimer celui-ci. Notez que les contrats associés au client qui est supprimé ne seront pas supprimés lors de l’opération sur le client.
Recherche d’un client
La page dispose d’un engin de recherche et d’un outil de filtration afin de trouver un client particulier en fonction d’une de ses caractéristiques du client ou d’un des contrats qui lui sont associés. Par exemple, vous pourriez retrouver un client grâce à son numéro de téléphone ou à l’adresse de réalisation des travaux de l’un de ses contrats. On peut également filtrer la liste selon les étiquettes qui leur auront été préalablement attribuées. Pour ce faire, il suffit de sélectionner une ou plusieurs étiquettes dans la liste déroulante et de cliquer sur le bouton "Filtrer".
L’engin de recherche et le filtre par étiquette peuvent être combinés. La fonction “Effacer les filtres” va retirer autant les étiquettes sélectionnées que le texte de l’engin de recherche, ce qui, dans les faits, correspond à afficher tous les clients.
La liste des clients dispose aussi d’un outil de navigation situé en haut à droite de la fenêtre. On y trouve le nombre de clients qui correspondent aux critères de recherche spécifiés. En l’absence de critères, ce nombre correspond au nombre total de clients enregistrés dans votre compte chez FolloSOFT. À l'extrême droite, vous avez un sélecteur qui permet d’indiquer combien de clients doivent apparaître sur une page. Vous pouvez afficher jusqu’à 100 clients par page, mais soyez avisé que ce choix peut avoir des conséquences sur la vitesse de chargement de la page. Enfin, vous avez une série de flèches qui permettent d’avancer ou de reculer dans la liste des clients.
Créer un nouveau client
1. Cliquez sur le bouton +Client situé en haut de la fenêtre.
Dans la fenêtre qui apparaît, entrez les informations requises. Les informations figurant dans cette fiche client seront employées à de nombreux endroits dans l’application, comme par exemple dans le contrat, sur l’état de compte ou encore pour les communications avec le client. L’application FolloSOFT va attribuer un numéro à chaque client enregistré mais si vos clients disposent d’un numéro dans un autre logiciel ou dans l’opération de votre entreprise, vous pouvez profiter du champ No interne pour faire le lien entre les numéros employés.
Voici une brève description des champs:
- Contact - permet d’indiquer la personne responsable lorsque le client est une entreprise ou une organisation.
- Courriel - employé comme adresse lors de l’envoi d’un message via FolloSOFT.
Noyez que vous pouvez inscrire plusieurs adresses courriels en les séparant d’une virgule afin que l’envoi soit acheminé à plusieurs destinataires.
- Communication et Contrat - spécifie la préférence du client en termes de communication avec votre entreprise (poste ou courriel) et de format de contrat (poste ou courriel).
- Langue - agit à titre de référence lors de l’envoi de Diffusion. Si vous créez des diffusions dans les deux langues, le client va la recevoir dans la langue indiquée içi.
2. Cliquez sur le bouton "Sauvegarder" pour terminer le tout.
Modifier un client
Lorsque vous voulez ajuster les informations sur un client existant, vous devez d’abord le retrouver dans la liste des clients soit avec l’engin de recherche, le filtre par étiquettes ou la combinaison des deux. Cliquez ensuite sur son nom, effectuez les modifications requises et cliquez sur le bouton Sauvegarder.
Créer une soumission pour un client
Cliquez sur le bouton SOUMISSION associé au client auquel vous désirez soumettre une offre de service. La fenêtre qui s’ouvre sera partiellement remplie avec des valeurs par défaut, mais elles peuvent être modifiées selon vos besoins.
Description des champs:
- Année - Indique la période où le contrat va s'appliquer
- Compagnie - spécifie par laquelle des compagnies définies dans l'application FolloSOFT sera réalisé le contrat.
Par défaut, l'adresse de facturation sera indiquée comme adresse de service. Vous pouvez utiliser cette adresse ou en indiquer une autre. Si l'adresse n'est pas déjà dans le système, vous devrez cliquer sur le bouton "Créer un nouvel emplacement". Si elle existe déjà dans FolloSOFT, il suffit de cliquer sur celle qui correspond à la situation.
Le bouton "Créer" va générer un contrat en se basant sur les valeurs indiquées et vous dirigera ensuite vers le formulaire de gestion du contrat, dans le menu CONTRAT
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