Cloner contrat vers l'année suivante (anciennement Flip)

Cet outil permet de transférer les contrats d’une saison vers la même saison l’année suivante. Vous pourrez ainsi recopier les contrats pour la saison hiver 2022 à la saison hiver 2023. Notez que la copie du contrat ne sera pas totalement identique au contrat de l'année de base et que certains éléments seront modifiés lors du processus.

On y accède en appuyant sur Gestion dans le menu, puis en choisissant l’option Compagnies.

Migration des données

Avant de procéder au transfert des données, assurez-vous de mettre votre portail dans la saison désirée et d'ajuster l'année d'opération dans la section Gestion - Config. Par exemple, si vous désirez faire passer vos contrats d'été de 2021 à 2022, il faut mettre le portail à Paysagement et sélectionner dans la liste Année d'opération - paysagement, l'option 2022. Il suffit ensuite d'appuyer sur le bouton Cloner contrats vers. 

Noter que cette opération pourrait prendre plusieurs minutes en fonction du nombre de contrats à transférer et de la charge de travail de la plateforme FolloSOFT au moment du transfert.

Statuts des contrats

Lors de leur migration, les contrats créés conserveront le numéro de séquence de celui de l’année précédente, mais obtiendront un numéro de contrat spécifique. De plus, leur statut sera ajusté selon les règles suivantes :

 

·      Les contrats actifs en 2022 obtiendront le statut Renouvellement pour l’année 2023.

·      Les contrats en Renouvellement se verront automatiquement attribuer le statut Anciens clients en 2023.  

·      Les contrats en Soumission demeurent tels quels.  

·      Les contrats Supprimés ne seront pas transférés.

·      Tous les autres types de contrats seront transférés tels quels, incluant les contrats annulés avec l’option OPT-OUT. Pour ces derniers, ce sera à l’usager de déterminer la marche à suivre.

·      Les contrats actifs de 2022 avec une échéance de plus d’un an vont demeurer actifs et seront transférés par exemple de l’année 1 sur 3 à 2 sur 3. Les contrats terminant leur dernière année seront transférés au statut de Renouvellement 1 sur 3 ou autre, selon les spécifications du contrat de 2022.

 

Rabais au contrat

Seuls les rabais de type Mitoyen sont transférés au contrat de l'année suivante. Tous les autres types ne seront pas transférés.

Le solde au contrat de l'année de base ne sera pas transféré au contrat de l'année de destination.

Une fois cette opération effectuée, vous serez prêt à préparer l’envoi de vos avis de renouvellement.

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