Générateur de rapports
Cette option permet de générer plusieurs types de rapports en fonction des outils de sélection choisis. Pour y accéder, choisir Rapports, puis Générateur dans le menu.
Il faut en premier lieu déterminer le type de rapport à produire grâce à la liste déroulante Données.
Une fois les éléments du rapport sélectionnés, il faut décider d’un type de document à produire sous Format, en haut à droite de l’écran. En choisissant Excel, le fichier généré contient les informations appropriées (selon la sélection dans la liste Données) auxquelles s’ajoutent les éléments choisis dans la liste Champs. Ces derniers seront triés selon les sélections effectuées dans les listes sous Ordre.
En sélectionnant l’option « Contrats (PDF) », l’application génère un seul fichier qui comprend la version PDF de tous les contrats correspondant aux critères de sélection, auxquels s’ajoute la partie « Termes et conditions » de chacun d’eux lorsque cette case est cochée. L’option « Contrats (État de compte) » permet la création d’un fichier PDF unique qui contient les états de compte de chaque contrat correspondant aux critères de sélection utilisés.
Notez que lorsque le générateur de rapport est appelé à créer un fichier PDF, les listes Champs et Ordre n’ont pas d’utilité.
Il suffit ensuite d’appuyer sur Exécuter pour générer le rapport. Dans le cas d’un fichier Excel, vous pourrez le sauvegarder immédiatement. En ce qui concerne les PDF, un courriel vous avisera de la disponibilité du fichier et de la façon d’y accéder.
Rapports sauvegardés
Pour les rapports destinés à être générés à de multiples reprises, FolloSOFT dispose d’une fonction de sauvegarde. Après avoir configuré les paramètres d’un rapport, cliquez sur l’icône représentant une disquette située sous la liste Rapports Sauvegardés, au bas de la colonne de gauche. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez le nom du rapport et appuyez sur Sauvegarder.
Pour consulter un rapport existant, appuyez sur son nom dans la liste Rapports sauvegardés pour le ramener en mémoire, puis sur Exécuter.
Pour supprimer un rapport, appuyez sur son nom dans la liste Rapports sauvegardés et appuyez ensuite sur l’icône de la poubelle rouge.
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