Diffusions

Diffusions

La fonctionnalité Diffusions vous permet d'envoyer un message aux clients qui correspondent à des critères précis. Vous pourrez ainsi adapter le message envoyé en segmentant vos clients selon des critères que vous sélectionnez.

Si aucun critère n'est choisi, vous allez cibler tous les contrats.
Voici des exemples de diffusion :

  1. Faire parvenir la soumission aux clients potentiels pour la saison à venir

  2. Aviser vos clients qu'une surcharge pour excédent de neige va bientôt s'appliquer 

  3. Procéder à un sondage

1 : Naviguer Outils > Diffusions 



La page de diffusion contient les éléments suivant : 

  1. Le bouton Créer pour créer une nouvelle diffusion.

  2. Le bouton Renvoyer pour renvoyer une diffusion.

  3. Le sélecteur d'état à afficher. Sélectionner l'option désirée dans la liste déroulante selon que vous désirez voir uniquement les diffusions ayant déjà été envoyées ou seulement celles en attente d'envoi.

  4. Le détail d'une diffusion existante. Vous y trouverez le nom de la diffusion, sa date de création et éventuellement sa date d'envoi. Vous pouvez modifier les détails de la diffusion en cliquant sur son nom pour accéder au formulaire. Des statistiques sont aussi offertes : le nombre en noir indique le nombre de contrats ciblé par la diffusion, le nombre en vert indique le nombre de message qui se sont effectivement rendu à destination alors que le nombre en rouge indique le nombre de message n'ayant pas atteint leur destinataire.

  5. Le bouton Démarrer la diffusion démarre le processus d'envoi des messages de la diffusion. Le bouton sera par la suite remplacé par la date d'envoi.

2 : Cibler vos contrats 

Pour déterminer qui recevra cette communication, suivre les étapes suivantes :
  1. Nommez votre diffusion. Ex: Surcharge de cm (rectangle vert dans l'image ci-dessous)
  2. Raffinez votre recherche en sélectionnant les critères pertinents. Dans l'exemple ci-dessous, sur 4753 contrats ciblés, seulement 280 recevront la diffusion.
Pour un meilleur taux de diffusion que 280/4753, il est important de récolter TOUTES les adresses courriels de vos clients. 

L’application FolloSOFT dispose de nombreux critères de sélection vous permettant d'identifier les clients qui recevront le message dans le cadre d’une diffusion. Ainsi, si vous ne sélectionnez aucun critère, tous vos clients la recevront. Autre exemple, si vous sélectionnez dans la liste "Statut", uniquement l'option "Actif", seuls les contrats actifs seront ciblés. Si vous cochez "Actif" et "À renouveler", les contrats dont le statut est soit "Actif" OU "À renouveler" seront ciblés par la diffusion de votre message. Enfin, si vous sélectionnez dans la liste "Statut" les options "Actif" et "À renouveler" ainsi que "Résidentiel" dans la liste "Immeubles", vous allez alors cibler les contrats qui ont comme caractéristiques à la fois "Résidentiel" ET "Actif" OU "Résidentiel" ET "À renouveler".

  1. Cliquez sur le bouton Suivant
 
Si le nombre de diffusion est supérieur au nombres de contrats, c'est qu'il a plusieurs courriels associés à un contrat. Dans ce cas ci, il n'est pas inférieur.

3 : Définir le contenu de votre message 

3.1. Contenu du message :

Vous pouvez déterminer le contenu du message à envoyer soit en employant un modèle ou en rédigeant le texte qui sera employé uniquement pour la présente diffusion. 

Option 1 : Utiliser un Modèle de Message

Pour utiliser un modèle de message: Cliquer sur le lien "Utiliser un Modèle de Message ?". Vous pourrez alors choisir le texte à employer dans la liste qui apparaîtra et passer à l’étape suivante.  Consultez l'article > Créer un modèle de message pour en apprendre plus sur la création des modèles de message.

Option 2 : Rédiger un message 

Concevoir votre message pour la diffusion en cours. Vous devez d’abord déterminer la langue dans laquelle le texte sera envoyé. Si un seul des indicateurs de langue est au vert, tous les destinataires recevront le message inscrit sous la langue sélectionnée (français ou anglais). Si les deux indicateurs de langue sont au vert, le message sera envoyé dans la langue indiquée au contrat. 

Selon vos besoins, inscrivez le texte du message dans la ou les langues requises. Vous pourrez faire la mise en page du texte en utilisant les outils disponibles. 
  1. Cette icône permet d’insérer dans votre message un lien vers une page web. Il suffit de compléter l’information demandée dans la fenêtre qui apparaîtra.
  2. L’icône des accolades permet d’insérer dans le message une information contenue dans le contrat du client. Consulter la liste des variables disponibles ci-dessous.
Si vous définissez un message qui sera envoyé par courriel, vous devrez aussi indiquer un sujet dans le champ approprié.



3.2. Choisir des variables :

Choisir les variables que vous aimeriez rajouter au message. Ces variables permettent de personnaliser le contenu du message aux particularités du contrat.

  1. Adresse (Services) : l'adresse où les travaux sont effectués
  2. Contrat (No) : le numéro du contrat
  3. Client (Nom) : le nom du client de facturation
  4. Contrat (Solde) : le solde au contrat au moment où le message est envoyé
  5. Contrat (Payé) : le montant payé au moment où le message est envoyé
  6. Transaction ID
  7. Auth Code
  8. État de compte : le lien qui permettra de consulter l'état de compte
  9. Date/Heure visite
  10. Nom du conducteur (visite)
  11. Épandage
  12. Transport (10 roues)
  13. Transport (12 roues)
  14. Transport (semi 2)
  15. Transport (semi 3)
  16. Nettoyage printanier
  17. URL: Paiement en ligne : lien vers la page qui permet d'effectuer un paiement en ligne
  18. URL: Log de visites :  lien vers une page qui permet de consulter les visites faites par vos employés
  19. PDF: Contrat : lien qui permet de consulter la version PDF du contrat
  20. PDF: État de compte : lien qui permet de consulter la version PDF de l'état de compte
  21. URL: Sondage
  22. URL: Confirmation du courriel
  23. URL: Demande de désengagement ; permet à votre client d'indiquer qu'il désire cesser de recevoir le service de déneigement après l'atteinte de la limite contractuelle de précipitation
  24. URL: Demande d'inscription : permet à votre client d'indiquer qu'il désire continuer à recevoir le service de déneigement après l'atteinte de la limite contractuelle de précipitation


3.3. Confirmer votre message en cliquant sur le bouton Suivant

4. Visualiser votre diffusion 

La prochaine fenêtre vous présente un aperçu de votre Diffusion 

Avant d'envoyer votre diffusion, vous pouvez vous faire parvenir un aperçu du message que recevront vos clients. Indiquer l’adresse de courriel ou le numéro de messagerie dans le champ "Envoyer un aperçu" et cliquez sur le bouton avec une flèche. Seul ce destinataire recevra le message à cette étape.

4.1. Validez le contenu

4.2 - Appuyez sur le bouton Sauvegarder



5 : Envoyer votre diffusion 

Lorsque vous êtes prêts, appuyez sur le bouton Démarrer Diffusion associé à la diffusion désirée pour l'envoyer. Un statut vous permet de suivre le déroulement de la diffusion. Il passera de "en cours" à "terminé" pour indiquer la fin du processus.


Pour voir vos diffusions passées, simplement vous diriger vers le haut de la page et cliquez sur le champs déroulant et choisir Envoyé



👏 Voilà, vous venez de diffuser une communication à vos clients.

Les diffusions déjà effectuées n’auront plus de bouton Démarrer diffusion afin d’éviter les envois multiples qui pourraient indisposer vos clients. Si vous désirez tout de même renvoyer une diffusion déjà expédiée, cliquez sur le bouton Diffusion (icône de triangle). Vous n’aurez qu’à sélectionner la diffusion désirée dans la liste déroulante. Le bouton Démarrer diffusion pour cette diffusion sera alors de nouveau disponible pour déclencher l’envoi.

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